Documentación participativa‍

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Imagen tomada de: http://www.yapci.com/

Breve descripción:


“Documentación participativa es un conjunto de habilidades y mezcla de herramientas de periodismo, facilitación y medios de comunicación para reportar colectivamente y en vivo desde un evento, capturar algunos momentos y desarrollar conversaciones interactivas” Cita tomada de Social Reporting from Conferences, Workshops and Events (Documentación participativa desde Conferencias, Talleres y Eventos) ICT-KM. CGIAR y traducida al español.

El objetivo de la documentación participativa es crear una “memoria compartida” a través de una narrativa informal del evento, esto incluso podría brindar resultados formales. Esta metodología permite publicar a través de distintos medios, información en formatos diferentes y para públicos más variados.


¿Cuándo usarlo?


Este método es efectivo en ocasiones en las cuales:
  • se busca que el evento alcance también a la gente que no asistió personalmente.
  • Se busca estimular la participación en los debates promovidos en el evento, incluso a través de la interacción mediática.
  • Se quiere lograr un compromiso mucho más activo por parte de los participantes del evento que cumplen su rol de “Reporteros Sociales”.


¿Cómo usarlo?


La documentación participativa involucra a un grupo de participantes de un evento que contribuyen de forma interactiva a algún tipo de reporte mediático, a través de textos, fotos, imágenes o videos. Generalmente, es posible acceder a estos productos en línea.

Según el programa del CGIAR, ICT-KM, existen cinco pasos para organizar una documentación participativa:

Paso 1: Defina las funciones y la estrategia del equipo de Documentación participativa
  • Defina los roles del equipo de documentación participativaen relación con las funciones de los equipos de medios de comunicación y relaciones públicas. Todos pueden llevarse bien siempre y cuando las funciones hayan sido coordinadas desde el principio.
  • El tamaño del equipo de documentación participativa puede variar dependiendo de la duración del evento, el número de sesiones en la agenda, y los canales de comunicación social seleccionados para el reporte.
  • Defina la estrategia de medios de comunicación social: qué se cubrirá, cómo y a través de qué canales.

Paso 2: Reporteros sociales a la obra
  • Reúna el equipo de voluntarios de entre las personas interesadas, participantes, y si es posible, algunos profesionales con experiencia que coordinen y brinden capacitación.
  • Cree un espacio de discusión en línea para que el equipo esté listo.

Paso 3: Actividades pre-evento
  • Construya el equipo y el “espíritu de equipo”: involucre a los reporteros sociales en la definición de canales de comunicación y el contenido que será publicado.
  • Prepare las herramientas, cuentas y normas de etiqueta.
  • Consiga información de la conferencia y sus instalaciones: la disponibilidad de conexión Wifi, una habitación para el equipo y un bosquejo del programa para empezar a desarrollar el flujo de trabajo.
  • Pruebe las herramientas: No de por hecho que todo el mundo sabe cómo usar las herramientas. Algunas autoridades de los países también pueden bloquear determinados servicios mediáticos, tenga listo un plan B.
  • Organice una herramienta de chequeo y manténgala actualizada: antes de que empiece el evento, escriba la información clave de qué usar, cuentas, etiquetado y etiquetas, todo debería ser organizado y dado a conocer a los reporteros sociales.

Paso 4: En el sitio de los Reportes sociales
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  • Organice una reunión pre-evento del equipo para ultimar detalles operativos.
  • Asigne sesiones para ser cubiertas y asegúrese de que haya una buena mezcla de medios para cada sesión (medios escritos, entrevistas de audio, etc.).
  • Consiga un espacio de trabajo para el equipo y organice reuniones diarias para revisar el plan de trabajo, evaluar el progreso y asignar sesiones para el día siguiente.
  • Controle la calidad, compromiso y alcance de los “novatos”: haga arreglos para un monitoreo importante y frecuente, como evaluar que las etiquetas sean correctas, archivar los tweets, blogs escritos en el momento oportuno, etc.

Paso 5: Material post-evento
  • Haga una sesión de revisión después de la acción, para reflexionar acerca de lo que salió bien y lo que pudo haber sido mejor.
  • Revise las actividades pos-evento como hacer seguimiento a los tweets y blogs, entrevistas que aún estén publicadas, etc.


Consejos y lecciones aprendidas:


  • Es importante contar con un sitio y con todas las herramientas tecnológicas que faciliten el seguimiento a múltiples medios.
  • Existen herramientas que permiten compilar distintos formatos de monitoreo, éstos podrían ser útiles para hacer seguimiento de diversas redes sociales de manera simultánea.
  • En el proceso de Reporte social, procure encontrar gente con capacidad de influencia, personas con amplias redes de contactos.
  • Establezca indicadores de medida para conocer la efectividad del Reporte Social.
  • El éxito del reporte social está en la administración y coordinación efectiva de funciones.


Métodos relacionados/ Herramientas/ Prácticas:



Fuentes consultadas:



Créditos de imágenes o fotos: