Breve descripción:


Google Docs es una plataforma de Google que permite que sus usuarios creen, almacenen y compartan archivos en línea tales como documentos de texto, hojas de cálculo, formas y presentaciones de “PowerPoint”. Las herramientas son útiles para cuando un equipo, con buen acceso a internet, quiere colaborar en la creación y mantenimiento de documentos que fácilmente podrán compartir con otros en línea. Los archivos pueden ser descargados para edición, y posteriormente cargados y sincronizados usando Google Gears.



Antecedentes de la herramienta:


Anteriormente, cuando se quería contribuir a una hoja de cálculo o documentos, la dinámica giraba en torno al envío de archivos electrónicos; ahora es posible que distintos usuarios, de manera simultánea, puedan colaborar con la construcción de un mismo archivo. Google docs funciona de manera similar a una wiki, pero la interfaz es más parecida a la de un programa de procesamiento de texto, y por lo tanto resulta más familiar.


¿Cuándo usarla?


  • Cuando un grupo tiene que trabajar de manera conjunta en la creación de un documento, es decir que se requiere que varias personas estén añadiendo texto de manera constante.
  • Cuando se quiere publicar un documento, hoja de cálculo, formas o diapositivas en línea y no se cuenta con una página web propia.


¿Cuándo NO usarla?


  • No es tan útil si lo que se buscar es un espacio para hacer comentarios sobre un documento creado.



¿Cómo usarla?


  • Vaya a Google Docs.
  • Cree una cuenta (o use su cuenta de Gmail si ya tiene una).
  • Cree un nuevo documento o cargue documentos ya almacenados en su computador.
  • Comparta el documento a otras personas para que lo vean y/o puedan contribuir con su construcción.
  • Invite a sus amigos y colegas a contribuir al documento. La utilidad integrada a la aplicación es que envía mensajes de correo electrónico.


Consejos y lecciones aprendidas:


Ventajas:

  1. Permite que un grupo comparta varios documentos en línea. Hay una única versión y por eso los cambios realizados por todos los contribuyentes son generados sobre el mismo documento.
  2. La interfaz de procesamiento de textos es muy parecida a la de Microsoft Word.
  3. Se puede crear un nuevo documento en Google Docs o trabajar desde el computador, y cargar la información a Google Docs cuando el documento esté listo y editado.
  4. Desde una sola cuenta de Google Docs, es posible contribuir a varios documentos, con diferentes grupos.
  5. Se puede crear una versión para imprimir, una versión web, DOC, PDF y otras extensiones de archivos en cualquier momento, directamente desde Google Docs.
  6. Se puede seguir la historia de cambios como en una wiki. Leer más.
  7. Se puede cambiar la configuración de lenguaje de la interfaz de Google Docs (todos los botones y comandos).
  8. Google Docs permite insertar videos de YouTube y reproducirlos directamente desde la aplicación.


Desventajas:

  1. Es necesario registrarse en Google Docs para contribuir a los documentos de otros usuarios. Si crea una cuenta de Gmail, estará habilitado para usar todas las aplicaciones de Google usando el mismo usuario y contraseña, pero todos los correos electrónicos que intercambie y que estén relacionados con el documento compartido, usarán la cuenta de Gmail.
  2. Google Docs sigue la configuración de idioma de la página principal de Google establecida como predeterminada para el equipo.
  3. Cuando se hace seguimiento a cambios, éstos no se pueden aceptar o rechazar. De una versión anterior, se debe copiar el texto original en el archivo de Revisión de historia y luego en el documento.
  4. Existen limitaciones en cuanto a las capacidades que la herramienta acepta según el formato del documento: para textos, hasta 500 Kb; imágenes, hasta 2 Mb; y para hojas de cálculo hasta 256 celdas o 40 hojas.

Para conocer más acerca del uso de Google Docs use la visita guiada de Google Docs.


Ejemplos y casos de aplicación:




¿Quién puede contarme más?


  • Tania Jordan (t.jordan [at] cgiar.org)


Fuentes consultadas: